Eliminar información confidencial no significa simplemente deshacerse del papel o borrar archivos del ordenador.
La destrucción de datos debe garantizar que la información desaparezca de forma definitiva, sin posibilidad de recuperación. Sin embargo, muchas empresas cometen errores que comprometen su seguridad y el cumplimiento legal.
Cuando la destrucción confidencial de documentos se realiza sin planificación o sin la ayuda de profesionales, pueden producirse fugas de información, sanciones e incluso daños irreversibles a la reputación corporativa. Conocer los fallos más habituales y saber cómo evitarlos es fundamental para mantener la seguridad documental en cualquier organización.
Los errores más comunes en la destrucción confidencial
No contratar una empresa certificada
Uno de los errores más graves es confiar la destrucción de documentos a personal interno o a proveedores sin certificación. Utilizar destructoras domésticas o servicios no especializados puede parecer una solución económica, pero pone en riesgo la confidencialidad de la información.
Solo una empresa de destrucción de documentos certificada puede garantizar que el proceso cumpla con las normas UNE 15713 de 2024 o DIN 66399, y proporcionar un certificado oficial que acredite la correcta eliminación de documentos confidenciales.
Falta de control durante el proceso
Falta de control durante el procesoOtro error común es no supervisar las fases de recogida, transporte y destrucción. En ocasiones, los documentos se manipulan sin control o se almacenan temporalmente sin protección, lo que facilita accesos no autorizados.
Una recogida y destrucción de documentos segura requiere trazabilidad completa, contenedores cerrados y personal autorizado. Además, muchas empresas de confianza permiten presenciar la destrucción o proporcionan un registro audiovisual del proceso.
No establecer un protocolo interno de destrucción
La ausencia de un procedimiento claro es una de las causas principales de errores. Sin un protocolo interno, es fácil que se destruyan documentos por error o que se conserve información que ya debería haberse eliminado.
Definir un plan de destrucción segura de documentos (con responsables asignados, plazos definidos y métodos estandarizados) evita confusiones y garantiza que todos los empleados actúen de forma coordinada y conforme a la normativa.
Falta de trazabilidad y documentación
La trazabilidad es esencial para acreditar que la destrucción de archivos confidenciales se ha realizado correctamente. Sin registros, no hay manera de demostrar qué documentos se destruyeron, cuándo ni cómo. Una empresa de destrucción de documentos debe ofrecer documentación completa del proceso, incluyendo el certificado de destrucción que sirva como prueba ante auditorías o inspecciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Acumular información más tiempo del necesario
Guardar documentación innecesaria durante meses o años es otro error frecuente. Cuanto más tiempo se almacenen datos personales o corporativos, mayor es el riesgo de robo, filtración o pérdida.
Es importante establecer políticas claras acerca de la custodia de documentación, que definan los plazos de conservación y las condiciones en las que los archivos deben almacenarse antes de su destrucción. Una gestión adecuada no solo optimiza el espacio y los recursos, sino que también garantiza que la eliminación de documentos confidenciales se realice al momento conforme a la LOPD.
Desconocer la normativa vigente
Por último, uno de los errores más peligrosos es ignorar la ley. La LOPDGDD y el RGPD establecen obligaciones claras respecto al tratamiento y eliminación de datos personales. No conocerlas puede llevar a incumplimientos costosos.
La formación continua y la colaboración con expertos en destrucción confidencial de documentos ayudan a mantenerse al día con las exigencias legales y a aplicar buenas prácticas de seguridad.
Cómo garantizar una destrucción segura y sin errores
Evitar estos errores no es complicado si se actúa con previsión. Lo primero es confiar en una empresa de destrucción de documentos que trabaje con certificaciones y protocolos reconocidos. Estos proveedores no solo aseguran una destrucción certificada de papel, sino también la destrucción de discos duros y soportes electrónicos, donde suele almacenarse la información más sensible.
Además, es recomendable establecer un plan interno de destrucción segura de documentos, en el que se especifiquen los tipos de documentación, los plazos de retención y los responsables del proceso. La implicación del personal también es clave: los empleados deben conocer qué documentos son confidenciales, cómo deben almacenarse y cuál es el procedimiento para su eliminación.
Por último, la trazabilidad debe mantenerse en todo momento. Cada fase (desde la recogida y destrucción de documentos hasta la emisión del certificado final) debe quedar registrada, de modo que la empresa pueda demostrar el cumplimiento normativo en caso de inspección o auditoría.
La destrucción confidencial de documentos no puede tomarse a la ligera. Los errores más comunes (como no contratar proveedores certificados, carecer de trazabilidad o desconocer la normativa) pueden derivar en sanciones legales y pérdida de confianza.
Contar con una empresa de destrucción de documentos profesional garantiza la eliminación de documentos confidenciales de forma segura, certificada y conforme a la LOPD.
En Elimina, ofrecemos un servicio integral de destrucción segura de documentos, tanto físicos como digitales, que incluye recogida, custodia, certificación y reciclaje responsable. Nuestro objetivo es que tu empresa cumpla con la normativa y mantenga la confidencialidad en todo momento.
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